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西南医科大学办公自动化系统管理暂行办法
作者:    2018-01-22 15:54:16   来源:     点击:

西南医科大学办公自动化系统管理暂行办法

第一章    

第一条  办公自动化系统(以下简称“OA系统)是覆盖学校职能部门、教学院系、科研院所、附属单位等机构的综合性办公信息管理系统,是数字化校园的重要组成部分,是学校推行无纸化办公、移动办公,提升信息化管理水平、提高办公效率的重要平台与重要载体。

第二条  为保障学校OA系统的顺利推广、正常使用、安全运行和规范管理,依据国家和上级主管部门的有关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二章  系统构成与功能

第三条  学校OA系统参照教育部办公自动化系统的技术平台要求,采用浏览器/服务器(B/S)架构,使用电脑浏览器实现网上办公,使用手机APP实现移动办公。

第四条  学校OA系统服务器用于存放所有办公数据和文件信息;电脑浏览器及手机APP是用于展现和处理这些数据信息的窗口,供系统用户进行信息的查阅、输入、修改、流转和发布等。

第五条  OA系统的主要功能:

(一)公文管理:包括发文的拟稿、审稿、会签、批示、签发、归档、查询、打印等功能;收文的登记、拟办、批办、流转、承办、催办、反馈、查询、打印等功能。

(二)请示(报告)处理:包括请示(报告)的拟稿、审稿、报送、会签、批复、归档、查询、打印等功能。

(三)信息发布:包括校内新闻、通知、公告、讨论、调查等信息的编辑、提交、发布等功能。

(四)协同办公:包括各类材料的发送和接收,查阅用户本人待办事项和已办事项,阅览学校相关规章制度、信息公告、工作流程等功能。

(五)会议管理:包括开会的申请和审批、会议室申请、会议议程发布、会议提醒等功能。

(六)综合事务:包括用章申请、出差申请、用车申请、公务接待申请、物资验收入库申请、标语横幅申请、场地申请、教室申请、收费项目申请、档案查阅申请、会议(活动)请假申请等面向全校教职员工的事务审批功能。

(七)个人事务:包括个人日程、个人通讯录、个人邮件、个人便签等功能。

(八)知识社区:包括个人知识中心、知识广场、文档中心、我的博客、文档库管理等功能。

第三章  组织机构和职责

第六条  学校OA系统工作由学校信息化建设与管理领导组负责整体规划设计、实施和组织协调。

第七条  党委办公室和校长办公室是OA系统应用和推广的牵头单位,负责OA系统的规划建设,规章制度制定,系统的实施、推广、运行监管和审批,指导校内各单位对OA系统的使用,协助现代教育技术中心做好校内各单位OA系统的使用培训工作。

第八条  现代教育技术中心是OA系统的技术保障部门,负责OA系统的建设、系统运行、技术支持、功能拓展、软硬件设备购置和日常维护工作,负责校内各单位OA系统应用的培训工作。

第九条  校内各单位是OA系统的使用部门,负责本单位OA系统的运用、管理和培训。按照谁使用,谁负责的原则,各单位主要领导对本单位OA系统负领导责任;须明确一名领导分管OA系统工作,负责本单位办公自动化工作的规划和建设,对OA系统负管理责任;须明确一名二级文档管理员,负责本单位OA系统的具体管理和推广运用,主要包括业务及其办理流程发布,业务办理表单制作及审批,日常办公信息的收发、流转和处理,内部人员的使用培训,按照档案管理有关规定对应归档电子文档进行归档等,对OA系统负直接责任。

第四章  用户管理

第十条  学校OA系统用户分为普通用户和管理员用户两类。全校教职员工(含临聘人员)都是OA系统的普通用户。管理员用户包括系统管理维护人员、各单位负责人和二级文档管理员,管理员用户同时也享有和承担了普通用户的责权。

第十一条  学校OA系统管理员根据用户不同的工作岗位分配不同的使用权限。OA系统用户在岗位发生变动和分工调整时须及时报请系统管理员作相关权限调整。

第十二条  学校OA系统用户登录名为职工工号,系统自动设置初始密码,实行唯一实名制。为确保信息安全,用户成功登陆OA系统后须及时修改登陆密码并妥善保管。

第十三条  学校OA系统用户要充分认识到OA系统的重要性,加强学习,熟练掌握使用办法,了解相关规则要求,规范OA系统应用,养成使用OA系统发送、查阅、处理公务材料的良好工作习惯。

第十四条  学校OA系统管理维护人员应政治坚定、业务熟练、操作规范,具有一定的技术水平和良好的服务意识,应能够及时处理或者协助系统开发单位处理OA系统故障,保证学校日常工作的顺利运转。

第十五条 二级文档管理员作为OA系统应用的中坚力量,承担了承上启下的枢纽作用,应在党委办公室、校长办公室的指导下,做好OA系统在本单位的管理、推广、应用、指导和监督,使用电脑终端(PC浏览器)或手机终端(APP终端)及时查阅和处理OA系统中的公务材料,规范收文、发文流程,逐步实现学校日常办公的信息化、无纸化。

第五章  信息管理

第十六条  学校OA系统的信息管理包括流程管理、信息发布管理、电子公文管理和电子印章管理。

第十七条  校内各部门(院系)起草学校公文、报送请示报告、日常事务申请等应通过OA系统相应的工作流程,严格按照流程步骤进行相应操作。对不符合流程处理的文件,党委办公室、校长办公室将作退回处理。

第十八条  公文或表单办理每一个环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作。办理人处理完自己应处理的事务后,应及时将公文或表单发送给流程规定的下一个环节处理人员,如下一个环节有多人可供选择,则根据公文或表单的内容和学校的有关规定选择正确的发送对象。如发送错误,应在接受方未办理前及时收回,接受方也应及时将错误流程作退回处理。下一个环节的接受方收到通知信息后,应及时处理。

第十九条  学校OA系统中各种公文的处理应严格执行国家和学校有关规定。各单位在OA系统中发布的信息,须经本单位负责人审核同意后方可发布。各单位负责人须对本单位在系统中发布或报送的请示、报告、通知、通告等文书内容的真实性、严肃性负责。信息发布者对文书内容的准确性、合理性负责。

第二十条  学校OA系统公文的发布范围要有针对性。制度性文件或广而告之类文书可在全校性范围内以公告、通知的形式发布。非制度性文件则根据实际工作需要选择发布对象。对不规范选择发布对象的单位,党委办公室、校长办公室将予以纠正督改。

第二十一条  OA系统用户在发布协同、通知、公告或公示时,为便于受文用户查阅,原则上应在发布页面直接添加内容,并同时上传附件,禁止只传附件不添加内容的行为。

第二十二条  学校OA系统是全校信息化办公系统,应保持其严肃性,系统用户不得在OA系统中随意发布各类信息,特别是发布与办公无关的信息。

第二十三条  电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体,以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。学校电子公文的文种、格式、行文规则须遵守中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)和《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 9704-2012)文件精神和学校相关要求。

第二十四条  实施电子化办公后,除涉密公文外,学校党政收文办理和发文办理均应使用OA系统完成。党政公文的收文办理和发文办理流程,由党委办公室、校长办公室依照学校公文处理的相关办法及各部门的职能对系统进行设定。

第二十五条  OA系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。各单位可以把OA系统中公开发布的电子公文复制、打印成纸质公文,其具有同等效力。

第二十六条  学校党政对外发文的报送如采用纸质形式,办理过程仍通过OA系统完成。

第二十七条  学校电子公文归档实行纸质载体(包括文件原件和领导签发意见)和电子文档双套归档制。各单位在OA系统中运行的电子公文,办结后统一由二级文档管理员在档案馆的指导下完成归档工作。

第二十八条  电子印章是指在电子公文上盖章用的签名印章,包括单位公章和领导签字章两类。电子印章的制作式样和标准,须按照国务院《关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔199925号)有关要求执行。在确保电子印章安全的情况下方可启用。

第二十九条  各单位需要制作、变更或销毁本单位电子印章的,由本单位提出书面申请,经本单位负责人同意并签字后,送党委办公室、校长办公室办理报批手续,经学校党政批准同意后,由现代教育技术中心具体办理。

第三十条  各单位电子印章应等同于实物印章,须安排专人负责管理、使用和保管。各单位应按照国务院国发〔199925号文件规定和学校相关要求,参照本办法制定本单位电子印章的管理使用办法。

第六章  账户管理和安全

第三十一条  新增人员的开户和岗位变动人员的销户或转户,由所在单位及时提出书面申请,由党委办公室审核后办理。因使用单位名称、公章、内设机构、管理人员等出现变更、调整等情况而需要在OA系统中作相应处理的,由所在单位向党委办公室提出书面申请,经学校审批同意后由党委办公室办理。

第三十二条  OA系统中用户拥有的账户权限由党委办公室根据该用户的党务和行政分工所赋予的岗位职责进行分配,并根据岗位和分工的调整及时作相应调整。

第三十三条  OA系统用户应妥善保管自己的账户资料。用户密码应经常更换,登陆系统后因故离开要退出系统,以确保账户安全。用户密码遗忘或账户出现异常情况应及时通知党委办公室、现代教育技术中心处理解决。

第七章  系统安全和保密

第三十四条  各单位和所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》和有关网络信息安全的管理规定。

第三十五条  现代教育技术中心应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施,防止系统中数据的丢失和被非法使用,确保系统安全和正常使用。

第三十六条  各单位和所有用户均负有保守国家秘密、工作秘密的责任,严格遵守《中华人民共和国国家保密法》和国家有关保密规定、学校工作秘密规定,不得随意发布涉及国家秘密、工作秘密以及其他不宜发布的信息。凡“秘密”“机密”“绝密”级文件,《密码电报》《内部明电》一律不得通过OA系统进行传输,仍按传统方式进行处理。各单位负责人应加强对各类上网信息的保密审查工作。

第三十七条  所有用户不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有害社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第八章  应急处理

第三十八条  OA系统出现故障,应及时通知现代教育技术中心、党委办公室、校长办公室,必要时联系承建单位,迅速查明原因,及时排除故障。

第三十九条  OA系统出现故障无法及时排除时,校内各单位可暂时按照原公文处理模式(有纸化办公)进行操作,保障日常工作的正常运转。待系统恢复正常后,需在OA系统中补发补办相关文件。

第九章  责任追究

第四十条  各单位和所有用户应遵守本管理办法,不执行本管理办法,影响办公信息的正常接收、处理、传送、存档,导致系统不能正常运转、工作不能正常开展的,学校将予以通报批评。对有关责任人将根据事故危害程度给予严肃处理。

第四十一条  违反本管理办法规定,给国家、集体或他人权益造成损失者,应当依法承担民事或刑事责任。

第四十二条  各单位要切实贯彻落实OA系统推广应用考评奖惩制度,学校将把各单位OA系统建设、使用和管理等情况纳入年终考核之中,将定期或不定期进行检查和通报。

第十章  附则

第四十三条  本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

第四十四条 本办法自发布之日起施行。

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